Kuinka järjestää onnistunut yritystapahtuma?

Onnistuneet yritystapahtumat hyödyttävät yritystä kuin yritystä. Niissä voidaan solmia kontakteja, suunnitella tulevaisuutta tai yksinkertaisesti vain rentoutua ja palkita työntekijöitä. Oli kyseessä sitten ulkomaalaisten yhteistyökumppaneiden vierailu tai työntekijöiden virkistyspäivä, on tapahtuman onnistuminen aivan yhtä tärkeää. Hyvissä ajoin ja huolella suunnitellut tapahtumat jättävät niin vieraat kuin järjestäjätkin hyvälle mielelle ja vahvistavat positiivista yrityskuvaa eri sidosryhmien silmissä.

Suunnitelma ja budjetti tapahtuman tukipilareina

Ensimmäinen askel kohti onnistunutta yritystapahtumaa on suunnittelu. Suunnittelu on hyvä aloittaa reilusti ennen tapahtuman aiottua ajankohtaa, jotta silkan kiireen aiheuttamilta virheiltä vältyttäisiin. Mitä suurempi tapahtuma on kyseessä, sitä aiemmin valmistelut kannattaa aloittaa ja mitä useamman yhteistyökumppanin kanssa työskennellään, sitä enemmän aikaa projektiin tulisi varata. Alla on listattu seikkoja, joiden huomioiminen heti suunnittelun alkuvaiheessa on suositeltavaa.

  • Tavoitteet
  • Tapahtuman ajankohta
  • Tapahtuman osallistujamäärä
  • Budjetti
  • Tapahtumapaikka

Tapahtumaa järjestettäessä on hyvä tietää, miksi ja kenelle se järjestetään. Mitä tapahtuman avulla pyritään saavuttamaan? Mitä hyötyä siitä on yritykselle? Pyritäänkö sillä palkitsemaan ja motivoimaan työntekijöitä vai kenties syventämään suhteita liikekumppaneihin? Kun tavoite on tiedossa, on helppo alkaa miettiä sopivaa ajankohtaa ja todennäköistä osallistujamäärää. Ajankohdan ja osallistujamäärän perusteella taas on helppo tutkia mahdollisia tapahtumatiloja.

Suunnitelmaa laadittaessa on tietenkin otettava huomioon myös budjetti. On tärkeää tietää, kuinka suuri tapahtuman budjetti on, ja paljonko siitä voidaan käyttää minkäkin yksittäisen kulun kattamiseen? Budjetilla voi olla suuri vaikutus tapahtuman yleisilmeeseen, sillä tapahtumanjärjestäjän on selvitettävä, miten toteuttaa haluamansa tapahtuma käytettäessä olevilla varoilla. Budjettia mietittäessä on tärkeää huomioida seuraavat asiat:

  • Budjetin suuruus
  • Tapahtumaan liittyvät välttämättömät menot
  • Valinnaiset lisämenot
  • Budjetin joustavuus
  • Seikat, joista voidaan tinkiä

Aikataulun avulla eteenpäin

Kun alustavat suunnitelmat on tehty, on aika laatia aikataulu. Aikataulu on hyvä jakaa kaikille yrityksen jäsenille, jotka työskentelevät tapahtuman parissa. Näin kaikki tietävät, mitä milloinkin tapahtuu. Aikatauluun sisällytettäviä seikkoja voivat olla esimerkiksi kutsujen lähettäminen, tarjoilujen suunnittelu, ohjelmasta päättäminen ja esiintyjien hankkiminen. Viimeistään tässä vaiheessa kannattaa myös päättää tiiminjäsenten vastuualueista, jotta valmistelut sujuisivat mahdollisimman mutkattomasti.

Suunnitelmasta tosi toimiin

Suunnitelman ja aikataulun valmistuttua on ryhdyttävä tuumasta toimeen ja alettava huolehtia käytännön järjestelyistä. Jos kaikki on suunniteltu huolella, pitäisi käytännön asioiden sujua kivuttomasti. Toki yllätyksiin ja takaiskuihin tulee aina varautua, mutta hyvän suunnitelman avulla yllättäviinkin tilanteisiin on helpompi sopeutua. Jos toivotut kokoustilat eivät olekaan käytettävissä, on vastaavaa tilaa helpompi etsiä, kun tapahtuman yksityiskohdat ovat tiedossa.

Ohjelman merkitys suuri

Tapahtuman ohjelma on erittäin tärkeä osa tapahtumaa. Sillä on suuri vaikutus osallistujien viihtyvyyteen, ja se saattaa joskus vaikuttaa jopa tapahtumapaikan valintaan. Ohjelmaa mietittäessä on päätettävä, halutaanko sen olevan tuttua ja turvallista vai uutta ja yllättävää. Esimerkiksi liiketapahtumissa voi olla hyvä noudattaa alalla vallitsevia käytäntöjä, kun taas vaikka yrityksen pikkujouluissa saattaa olla hauska kokeilla uudenlaista ohjelmaa.

Jos koko ohjelma tai osa siitä ostetaan muilta yrityksiltä, on hyvä kysyä heiltä ohjeita esimerkiksi tilojen suhteen. Tanssiryhmät vaativat kylliksi esiintymistilaa, kun taas laulajat saattavat tarvita tietynlaisen tilan äänentoistoa varten. Joskus voi olla hyvä tietää etukäteen myös, jos ohjelmassa tarvitaan vapaaehtoisia avustajia yleisön joukosta. Näin voidaan sopia etukäteen ainakin muutama vapaaehtoinen.

Tasokas tarjoilu tärkeää

Toinen erittäin tärkeä osa onnistunutta yritystapahtumaa on tarjoilu. Jos tarjoilu ei täytä osallistujien odotuksia, jäävät vieraat helposti pettyneiksi. Erityisesti tapahtumissa, joissa tarjoillaan kokonainen ateria, on tarjoilun merkitys suuri. Tällaisiin tapahtumiin tullaan usein syömättä, joten on tärkeää, etteivät osallistujat jää nälkäisiksi. Tarjottavien ruokien ja juomien tulisi aina olla laadukkaita ja niitä tulisi olla tarpeeksi.

Erityisruokavaliot ovat lähivuosina yleistyneet. Jos mahdollista, kannattaa osallistujilta kysyä allergioita ja erityisruokavalioita hyvissä ajoin ennen tarjoilun lukkoon lyömistä. Näin vältytään ikäviltä tilanteilta, joissa osa osallistujista ei löydä itselleen mitään syötävää. Jos ruokavalioiden selvittäminen etukäteen ei ole mahdollista, kannattaa tarjoilu suunnitella mahdollisimman monipuoliseksi. Muutaman vegaanisen ja gluteenittoman ruokalajin sisällyttäminen tarjoiluun voi olla yritykselle hyvinkin kannattava sijoitus.

Kulttuurieroja kunnioitettava

Kansainvälisiä tapahtumia suunniteltaessa on hyvä muistaa huomioida kulttuurierot. Mikäli ulkomaalaisten osallistujien kotimaa on tiedossa, voi paikallisiin tapoihin tutustuminen olla kannattavaa. Joissakin maissa, kuten esimerkiksi Japanissa, hierarkiakäsitykset poikkeavat suuresti Suomen käytännöistä. Järjestettäessä tapahtumaa ulkomaalaisille osallistujille kannattaa varautua siihen, ettei ketään pakoteta poistumaan mukavuusalueeltaan. Jos yrityksen johtohahmot eivät halua saunoa rivityöntekijöiden kanssa, ei heitä tulisi siihen pakottaa.

Myös Suomen sisällä persoonallisuudet vaihtelevat, mikä on hyvä huomioida tapahtumaa suunniteltaessa. Jotkut ovat arkoja ja toiset puolestaan voivat olla hyvinkin dominoivia persoonallisuuksia. Esimerkiksi liiketapahtumat olisi hyvä suunnitella niin, että hiljaisemmatkin saavat äänensä kuuluville, kun taas virkistyspäivän ohjelmaan ei kannata suunnitella pakollista karaokea. Kun ohjelmaan osallistuminen on vapaaehtoista tai hyvin ohjattua, ei kukaan tunne oloaan ahdistuneeksi.

Mahdolliset verovähennykset muistettava

Yksi asia, jota yrityksissä ei aina tulla ajatelleeksi, on että jotkut yritystapahtumat ovat arvonlisäverovähennyskelpoisia. Kun tapahtuma järjestetään yrityksen määräämään aikaan yrityksen määräämässä paikassa joko koko henkilöstölle tai tietyn yksikön työntekijöille, on se verovähennyskelpoinen. Näin ollen esimerkiksi yritysten virkistyspäivät ovat verovähennyskelpoisia. Tämä saattaa joskus olla mukava pitää mielessä tapahtuman kustannuksia laskettaessa.

Välitöntä ja välillistä hyötyä

Kaiken kaikkiaan onnistunut yritystapahtuma on tarkan suunnittelun sekä laaditun suunnitelman tehokkaan toteuttamisen tulos. Positiivisella asenteella ja hyvin hoidetulla tehtävänjaolla varmistetaan suunnitelman onnistunut toteuttaminen. Onnistuneista yritystapahtumista voi olla yritykselle monenlaista hyötyä. Parhaimmillaan ne voivat vahvistaa yrityksen suhdetta ulkoisiin ja sisäisiin sidosryhmiin sekä, tapahtuman luonteesta riippuen, tuottaa yritykselle suoraa tai epäsuoraa taloudellista hyötyä.

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *